Для создания эффективной системы безопасности на объекте существует несколько рабочих кейсов. Один из них – пропускной режим. Обычно он работает вместе с внутриобъектовым режимом. Организация того и другого может осуществляться своими силами и с привлечением профильных специалистов.
Пропускной режим является частью общей системы безопасности. Он направлен на минимизацию вероятных потерь, предотвращение посягательств на материальные ценности, обеспечение производственной дисциплины и соблюдение законных интересов компании.
Организация пропускного режима – процесс специфический и достаточно сложный. Это связано с необходимостью применения технических средств и человеческих ресурсов, а также с введением запретов и ограничений, которые создают определенную социально-психологическую напряженность на отдельно взятой территории. Если речь идет об объекте, на котором такого режима не было, решение о его введении может быть воспринято сотрудниками в штыки. Сгладить острые углы в этом случае поможет адекватное информирование, поэтапное внедрение и грамотная организация режима, а также четкое следование регламенту.
Пропускной режим эффективен только тогда, когда он действует на всех уровнях. Например, введение пропусков для сотрудников при сохранении свободного передвижения транспорта работать на достижение поставленных целей не будет. Грамотная организация пропускного режима предусматривает его введение для транспорта, материальных средств, сотрудников и посетителей объекта.
Задачи пропускного режима
Пропускной режим на любом объекте решает сразу несколько задач. Во-первых, он работает на поддержание дисциплины, порядка управления и защиту интересов компании. Во-вторых, такой режим обеспечивает рациональное использование собственности и сохранение имущества. Разумеется, организация пропускного режима не является страховкой от краж со 100% покрытием. Но она существенно снижает риск.
Преследует пропускной режим и коммерческие цели. В частности, он обеспечивает повышение прибыли. Это связано и с дисциплиной на объекте, и с потенциальными возможностями злоупотреблений сотрудниками корпоративным имуществом.
Благодаря пропускному режиму также решается задача сохранения коммерческой тайны, интеллектуальной собственности. Но как монорешение этот метод малоэффективен. А вот его реализация вместе с обеспечением кибербезопасности существенно уменьшает риск утечки информации.
Пропускной режим, как было отмечено выше, должен работать во всех направлениях (сотрудники, посетители, транспорт, ТМЦ). Для реализации функций контроля необходимо создать специальные пункты. Они нужны для:
- Санкционированного прохода работников фирмы и посетителей, въезда / выезда транспорта, ввоза / вывоза продукции и материальных ценностей.
- Исключения неправомерного проникновения на территорию (в здание, на этаж, в крыло и т. п.).
- Обнаружения угроз для безопасности организации, ее сотрудников, посетителей.
- Оперативного реагирования на угрозы и обеспечения гарантий сохранения жизни, здоровья людей, целостности имущества компании при чрезвычайных ситуациях.
- Пресечения посягательств на интересы фирмы.
Для уменьшения вероятности угроз, их выявления и ликвидации сотрудники пропускных пунктов могут и должны пользоваться социально-психологическими, техническими, организационными, юридическими, экономическими и другими доступными средствами. Очевидно, что решать такие задачи должны специалисты соответствующей квалификации. Это и становится причиной организации пропускного режима с помощью ЧОПов. Заключая договор, компания получает готовый организационный кейс, созданный с учетом специфики бизнеса и особенностей объекта, а также штат специально подготовленных охранников, которые будут его реализовывать.
С чего начать
Любое нововведение на предприятии начинается с принятия соответствующего решения, разработки норм и правил, оформления локальных нормативно-правовых актов. Если пропускной режим организовывается в компании со свободным входом-выходом, практически неизбежны 3 проблемы:
- Недовольство и сопротивление сотрудников.
- Отсутствие квалифицированных кадров для организации и обеспечения пропускного режима.
- Дополнительные расходы (оборудование, рабочие места, зарплаты и т. п.).
Решением первой может стать привлечение сотрудников к разработке положения о пропускном режиме. Вовлечение позволит работникам понять, для чего, как, в какие сроки вводятся новые правила, которые должны будут соблюдаться в компании.
Что касается затрат на организацию пропускного режима и найма квалифицированных кадров, минимизировать риски и снизить расходы позволит сотрудничество с профильной структурой.
Что делает ЧОП
Профессиональная организация пропускного режима позволит избежать ошибок, которые влияют на эффективность мероприятий по обеспечению безопасности. Специалисты ЧОПа, ознакомившись со структурой компании и особенностями объекта, выделят элементы, доступ к которым должен осуществляться через КПП. Также они подберут оптимальный вариант контроля с учетом суточного потока людей, ТМЦ, грузов, транспортных средств.
Специалисты определят количество участков для осуществления пропускного режима, условия доступа к закрытым и общедоступным зонам объекта, способы обеспечения безопасности в каждой зоне. Подбором квалифицированных сотрудников для каждого участка тоже займется ЧОП. Впоследствии на нем же будет реализация пропускного режима в соответствии с локальными нормативно-правовыми актами компании и действующим законодательством.
Положение о пропускном режиме и другие документы
Введение пропускного режима невозможно без соответствующего приказа руководителя компании, Положения о введении такого режима. В Правилах внутреннего трудового распорядка это тоже следует отразить.
Положение о режиме должно содержать исчерпывающую информацию о порядке входа / выхода, въезда / выезда, движения грузов и ТМЦ через КПП. Также в нем необходимо отразить используемые документы для контроля доступа и порядок их выдачи, хранения, применения, восстановления.
Обычно в компаниях с КПП используются постоянные, временные и разовые пропуска. Они могут быть бумажными и электронными. Постоянные выдаются сотрудникам. Временные получают, например, инспекторы, которые проводят проверку на территории налогоплательщика. А разовые пропуска предназначены для посетителей. Также компания может использовать разрешительные документы на вывоз / вынос материальных ценностей. Они, как и разовые пропуска, изымаются на КПП.
Оснащение пропускных пунктов
Реализация пропускного режима предусматривает оборудование КПП. Контрольно-пропускные пункты нужны для досмотра грузов и транспорта, проверки пропусков, документов на материальные ценности и т. п. Эффективность КПП во многом зависит от оснащения.
Минимизировать риски и повысить безопасность позволяет соблюдение трех простых правил. Первое и главное – оснащение пункта средствами, которые исключают несанкционированное проникновение и выход / выезд. Второе – автоматизация рутинных процессов. Контроль должен осуществляться быстро и точно. И третье – безопасность сотрудников КПП.
Особое внимание рекомендуется уделять техническим средствам на пропускном пункте. Это могут быть внутренние телефоны быстрой связи, тревожные кнопки, видеонаблюдение и т. п. Что касается зоны входа / въезда, здесь уместны турникеты, шлагбаумы и другие системы с фиксирующими механизмами.
Типичные ошибки
Организация пропускного режима не терпит формального, утилитарного подхода. Важно учитывать специфику бизнеса и конкретного объекта, наличие проблем с безопасностью и особенности работы компании. Организация режима по готовой схеме, положению, скачанному из интернета, – не лучшая идея. То же самое касается привлечения к работе на КПП неспециалистов.
Пропускной режим, не учитывающий специфику бизнеса и объекта, неэффективен. Он не решает ключевые задачи по безопасности и защите интересов компании. Непрофессионалы на КПП могут совершать ошибки. Например, проводить осмотр имущества в условиях, противоречащих действующему законодательству, или устраивать вместо осмотра досмотр. Такие ошибки дорого обходятся бизнесу. Если же на КПП дежурят опытные сотрудники частного охранного предприятия, ответственность по договору несет исполнитель.
Пропускной режим может меняться в зависимости от потребностей компании, внешней обстановки, смены порядка использования объекта. Своевременно отражайте изменения в локальных нормативно-правовых документах и уведомляйте сотрудников под роспись.
Если пропускной режим вводится впервые, обращайтесь в ЧОП. Специалисты возьмут на себя административные функции, оборудование КПП и организацию их работы с соблюдением действующего законодательства и внутренних норм, утвержденных компанией.