Согласно действующему положению Банка России все наличные средства, поступающие в кассу организации, подлежат обязательной и своевременной передаче в банк. Тот, в свою очередь, зачисляет полученную сумму на расчетный счет компании. Это положение касается и банков, принимающих от населения наличные денежные средства и ценные бумаги. Сбор производится кассирами, транспортировка денег выполняется инкассаторской службой.
Инкассация проводится на регулярной основе согласно заранее составленному графику. В процессе принимают участие банковские работники и сотрудники инкассаторской службы. Охрану и сопровождение инкассаторов могут осуществлять частные охранные организации.
Порядок сбора выручки
В банковских организациях подготовку сумки с деньгами и ее сдачу сотрудникам инкассаторской службы выполняет кассир. Он является материально ответственным лицом. В случае причинения ущерба доверенных ему материальных ценностей и нарушения их сохранности кассир несет за это полную ответственность.
В инкассационный день, за определенное правилами время до прибытия сотрудников службы кассир собирает выручку в специальный сейф-пакет и оформляет документацию. К пакету с собранными наличными деньгами прилагаются: накладная, квитанция, образец пломбы.
Инкассации подлежит вся сумма денежных средств, имеющихся в кассе, за исключением разрешенного организацией лимита.
Порядок передачи инкассаторской сумки
В установленное время в банк прибывают сотрудники инкассаторской службы. В обязанности кассира входит:
- проверка у сотрудников документов, удостоверяющих личность;
- проверка подлинности доверенности на инкассацию денежных средств и ее соответствия установленному образцу;
- проверка явочной карточки.
После этого кассир принимает у инкассаторов сумку, которая закреплена за организацией. На пакет с наличными денежными средствами, предназначенный для передачи инкассаторам, составляется ведомость по ОКУД 0402300. Дополнительно к препроводительной ведомости кассир выдает инкассаторам реестр проведенных операций. Суммы в обоих документах должны совпадать, иначе в приеме сумки будет отказано.
Проверка совпадения сумм, номера пакета и квитанции происходит после заполнения кассиром явочной карточки. Если в явочной карточке была допущена ошибка, кассир может внести в нее новую запись с обязательным заверением правки. Сотрудники инкассации не имеют права вносить какие-либо записи в предоставленную документацию за исключением квитанции. В ней принимающей денежные средства стороной проставляется штамп, дата приема и данные сотрудника. Оформленная квитанция передается кассиру.
После проверки документов инкассатор осматривает пакет на предмет целостности упаковки и пломбы. Любое повреждение сумки с наличностью является причиной для отказа принятия денежных средств. В случае отказа от инкассации по любой из причин кассир составляет об этом запись в явочной карте, подробно описывая причину.
Ответственность инкассаторов
Ответственность за принятые в кассе банка денежные средства лежит полностью на инкассаторской службе. Нарушением работы считается и несвоевременная доставка принятых наличных ценностей в банк. Все эти моменты прописываются в договоре материальной ответственности. При этом сотрудники не несут ответственности:
- За наличие в пакете с деньгами фальшивых купюр.
- За избыток или недостачу суммы, вложенной в пакет.
Если в ходе пересчета денежных средств непосредственно в банке будет выявлено какое-либо из этих нарушений, ответственность за каждое несет кассир.
Транспортировка денежных средств осуществляется собственными силами службы безопасности. Как уже упоминалось выше, в целях защиты сохранности полученных материальных ценностей к охране работы инкассаторов могут привлекаться сотрудники частных охранных предприятий. Они осуществляют сопровождение инкассаторов, защиту их жизни и здоровья при нападении злоумышленников. Отдельно ЧОПы и ЧОО могут предоставлять услуги по перевозке материальных ценностей, используя служебный транспорт.